Slack ist ein beliebtes Tool, besonders bei der Arbeit. Im Kern ein Messenger, hält die Software jedoch noch viel mehr parat. Dokumente können geteilt werden, Schnittstellen für zusätzliche Apps sind vorhanden und die Gruppenchats ersetzen teilweise den E-Mail-Verkehr. Auch aus der kostenlosen Version könnt ihr noch einiges herausholen. Wir haben fünf Slack-Tricks zusammengestellt, die euch den Arbeitsalltag ein ganzes Stück erleichtern werden.

5 Tricks für Slack

Bei den folgenden Slack-Tricks geht es vor allem darum, eure eigene und die Produktivität des gesamten Teams zu steigern. Ein paar simple Einstellungen und Shortcuts können dafür sorgen, dass ihr ein schnelleres Feedback von euren Kollegen bekommt, Termine besser abstimmt und eure persönlichen To-Dos nicht aus den Augen verliert.

Trick #1: Lasst den „Donut“ euch mit Kollegen verbinden

Besonders in größeren Teams kann es vorkommen, dass man mit Kollegen ständig über Slack kommuniziert, aber eigentlich gar nichts von ihnen weiß. Hierbei ist die „Donut“-App von Vorteil: Wenn ihr sie unter „Add Apps“ gefunden und installiert habt, erstellt sie einen eigenen Channel und verknüpft alle paar Wochen zwei zufällig gewählte Mitarbeiter miteinander. Und zwar nicht nur zum Zwecke des Chattens, sondern für ein richtiges Date. Der Bot schreibt die zwei Kollegen an, die dann untereinander den Termin ausmachen können.

Erzwungenes Dating muss das nicht sein. Eher eine Gelegenheit, andere Kollegen näher kennenzulernen – wenn ihr das denn wollt. Zunächst ist der „Donut“-Bot kostenlos, wer weitere Funktionen wie seine Restaurant-Tipps nutzen will, muss zahlen.

Trick #2: Verbindet Slack mit eurem Google-Kalender

Keine Termine mehr verpassen – das sollte mit der Anbindung des Google-Kalenders an Slack funktionieren. Noch nicht einmal eine Erweiterung ist dafür nötig. Über diesen Link gelangt ihr zu eurer persönlichen Kalenderintegration. Alles, was ihr tun müsst, ist, den Google-Kalender auswählen, den ihr mit Slack verbinden wollt und weitere Funktion beliebig anpassen.

Zum Beispiel könnt ihr einen Channel für Termineinladungen einstellen und euch jeden Morgen die Termine des Tages durch Slack zusenden lassen. Die einzige Einschränkung: Neue Termine von Slack aus können nicht ohne Weiteres für den Google-Kalender synchronisiert werden. Dafür wird die App „Calbot“ benötigt.

Trick #3: Durchsucht alte Slack-Messages effizienter

Man kennt das: In Slack laufen so viele Nachrichten ein, dass man leicht den Überblick verliert und sogar vergessen kann, auf welche Lösung sich das Team bei einem bestimmten Problem geeinigt hatte. Die Suche wird daher von den Entwicklern immer weiter verbessert. Um wie ein Profi zu suchen, gibt es Slack-Tricks für die Suche, sogenannte Parameter, die ihr lernen könnt.

Mit diesen könnt ihr eure Suchanfragen verfeinern. Das funktioniert ähnlich wie bei Google, indem ihr zum Beispiel einen Wortlaut in Anführungszeichen setzt, „Monatsreport 2018“ etwa. Mit Sternchen (*) dehnt ihr ein Suchwort aus, zum Beispiel führt Nutzer* zu Ergebnissen wie „Nutzerverhalten“, „Nutzerumfrage“ und so weiter.

Wer dann immer noch nicht das Richtige gefunden hat, kann die Suche mit einem Slack-Trick weiter eingrenzen. Wenn ein Beitrag in einem Channel in einem bestimmten Zeitraum gepostet wurde, tippt ein: SUCHBEGRIFF in:#CHANNELNAME before:2018 after:2016. Und so weiter. Sogar nach bestimmten Emojis könnt ihr suchen mit SUCHBEGRIFF has::EMOJINAME:. Kleiner Tipp: Damit ihr gar nicht erst suchen müsst, markiert wichtige Nachrichten mit einem Stern als Favorit oder pinnt sie an einen Channel an („Weitere Aktionen“ > „an Channel anpinnen“).

Trick #4: Startet eine Umfrage

Ob es nur um die Mittagspause geht, das nächste Team-Event oder die Einigung auf eine bestimmte Arbeitsweise: Mit der Umfragenfunktion von Slack wird Doodle überflüssig. Mit einem einfachen Befehl könnt ihr sie für einen Chat oder Channel installieren, zum Beispiel: /poll „Was wollen wir zu Mittag essen?“ „Asiatisch“ „Pasta“ „Suppe“ „Salat“. Derjenige, der auf eine der Antworten klickt, dessen Antwort wird direkt neben der Option angezeigt.

Trick #5: Lasst euch vom Slackbot an To Dos erinnern

Nicht nur eure Nachrichtenverläufe könnt ihr besser organisieren, sondern auch eure To Dos. Schließlich wollt ihr neben den Zielen des Teams auch die eigenen effizienter verfolgen. Der Slackbot kann euch an eure Termine und Aufgaben erinnern, wenn ihr das so einstellt.

Schickt ihr zum Beispiel im Chat den Befehl /remind me Newsletter every friday 13:00, dann erinnert er euch jeden Freitag um 13 Uhr daran, den Newsletter zu verschicken. Das geht natürlich auch für private To Dos wie Einkaufen oder Blumengießen. Auch einzelne Kontakte aus dem Team und ganze Channels könnt ihr an etwas erinnern mit Befehl: @NAME und Befehl: #CHANNEL.

Welche Slack-Erweiterungen es außerdem gibt (Vorsicht, es sind Hunderte), könnt ihr hier nachsehen.

Fazit: Warum eigentlich Slack?

Für die Verwendung der Software gibt es viele gute Gründe. Diese wollen wir nicht im Einzelnen aufzählen. Aus eigener Erfahrung in unserer Redaktion können wir jedoch sagen, dass die Messenger-Funktion allgemein im Vergleich zu Google Hangouts oder Skype deutlich übersichtlicher gestaltet ist. Man kann eigene To-Do-Listen erstellen und gleichzeitig die Ziele und Kommunikation des Teams in den Channels organisieren – alles ganz einfach mit unseren Slack-Tricks.

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Allerdings sollten Teams, die Slack nutzen, darauf achten, dass das Tool ihre Produktivität steigert, nicht senkt. Allzu leicht kann man sich im Slack-Universum und den verschiedenen Channels verlieren. Die Notifications können einen leicht von der eigentlichen Arbeit ablenken. Versucht deshalb für eure Channels eine klare Kommunikationsstruktur zu finden. So vermeidet ihr übersteigerte Erwartungshaltungen der Kollegen, die mal wieder etwas „ganz dringend“ brauchen, dies aber nicht klar formuliert haben.

Allein mehr als acht Millionen Menschen weltweit nutzen nach Angaben von Slack selbst das Tool. Ganze drei Millionen von ihnen zahlen für die Premium-Version. Dem Unternehmen bringen sie pro Jahr mehr als 200 Millionen US-Dollar an Umsatz. Wohl auch deswegen will der Slack-Chef es nicht verkaufen.