In Deutschland gilt für deine Steuererklärung grundsätzlich die sogenannte Belegvorhaltepflicht. Das bedeutet: Du musst deine Belege zunächst nur aufbewahren und erst dann einreichen, wenn das Finanzamt sie explizit verlangt. Dadurch sollen Finanzämter nicht unnötig mit Dokumenten überlastet werden. Dennoch gibt es Fälle, in denen du bestimmte Unterlagen besser direkt mit der Steuererklärung einreichst, um Verzögerungen oder Nachteile zu vermeiden.
Keine Steuererklärung ohne diese Dokumente
Wenn du zum ersten Mal einen Behindertenpauschbetrag beantragst oder sich dein Grad der Behinderung im letzten Jahr verändert hat, musst du dies gleich mit einem offiziellen Nachweis belegen. Das ist nach § 65 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV) gesetzlich vorgeschrieben und notwendig, damit dein Antrag reibungslos anerkannt wird.
Auch beim Pflegepauschbetrag verlangt das Finanzamt direkt eine offizielle Bescheinigung. Dafür benötigst du eine Bestätigung über den Pflegegrad von der Pflegeversicherung, entsprechend § 33b Einkommensteuergesetz (EStG). Ohne diesen Nachweis kannst du die steuerliche Entlastung zwischen 600 und 1.800 Euro nicht nutzen und verlierst wertvolle Vorteile.
Wenn du steuerliche Vorteile aus einer energetischen Sanierung nutzen möchtest, musst du nach § 35c EStG eine amtlich vorgeschriebene Bescheinigung des Handwerksbetriebs einreichen, der die Sanierung durchgeführt hat. Ohne dieses Dokument hast du keinen Anspruch auf diese Förderung.
Gleiches gilt für freiwillige Einzahlungen in die gesetzliche Rentenversicherung. Diese zusätzlichen Rentenbeiträge meldet niemand automatisch an das Finanzamt. Deshalb musst du die entsprechenden Zahlungsnachweise nach § 10 EStG selbst mit der Steuererklärung einreichen, sonst könnten diese Kosten unberücksichtigt bleiben.
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Hier prüft das Finanzamt besonders kritisch
Einige Angaben schaut sich das Finanzamt besonders gründlich an. Häufig betrifft das zum Beispiel die sogenannte doppelte Haushaltsführung. Wenn du aus beruflichen Gründen eine zweite Wohnung gemietet hast, solltest du Unterlagen wie Mietvertrag, Meldebescheinigung und Rechnungen für die Einrichtung griffbereit halten. Das Finanzamt prüft dabei besonders, ob der zweite Wohnsitz wirklich aus beruflichen Gründen nötig war (§ 9 EStG).
Auch Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer werden häufig sehr genau geprüft – besonders, wenn du höhere Beträge angibst. Wichtig ist, dass dieses Zimmer ausschließlich beruflich genutzt wird und keine privaten Möbel darin stehen (§ 4 EStG). Mache zur Sicherheit Fotos oder fertige eine Skizze an, um die Nutzung glaubhaft zu dokumentieren.
Falls du zum ersten Mal eine Immobilie vermietest und dabei Abschreibungen in Anspruch nehmen willst, erwartet das Finanzamt eine genaue Aufteilung des Kaufpreises. Nach § 7 EStG ist nur der Gebäudeteil abschreibbar, nicht der Grundstückswert. Mit einer professionellen Kaufpreisaufteilung vermeidest du Rückfragen und sparst Zeit.
Auch bei Unterhaltszahlungen ist das Finanzamt vorsichtig, denn hier ist das Risiko eines Missbrauchs groß. Seit 2025 akzeptiert das Finanzamt Unterhaltszahlungen steuerlich nur noch, wenn sie per Banküberweisung erfolgt sind. Außerdem musst du entsprechend § 33a EStG belegen können, dass die empfangende Person tatsächlich auf das Geld angewiesen ist, beispielsweise durch Einkommensnachweise.
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Gewinne und Verluste im Blick behalten
Wenn du Kryptowährungen, Aktien, ETFs oder ähnliches handelst und Gewinne von mehr als 1.000 Euro innerhalb eines Jahres machst, musst du diese Gewinne nach § 23 EStG versteuern. Das Finanzamt prüft solche Transaktionen immer häufiger genau. Bereite deshalb eine exakte Aufstellung der Transaktionen vor, um genau nachvollziehen zu können, wie lange du welche Coins gehalten hast. Und: Richte rechtzeitig, etwa via Trade Republic, einen Freistellungsauftrag ein.
Auch wenn du mit einem Gewerbe dauerhaft Verluste machst („Liebhaberei“), schaut das Finanzamt kritisch hin. Es könnte dir unterstellen, dass du keine echte Gewinnerzielungsabsicht hast (§ 15 EStG). Bei dauerhaften Verlusten aus Vermietung und Verpachtung prüft das Finanzamt ebenfalls genau, ob es sich eventuell nur um Liebhaberei handelt (§ 21 EStG). Um das zu vermeiden, solltest du entsprechende Nachweise bereithalten, etwa einen Businessplan, eine Gewinnprognose oder Wohnungsinserate.
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Vorsicht bei auffälligen Abweichungen
Große Veränderungen gegenüber früheren Steuererklärungen fallen dem Finanzamt besonders auf. Hast du plötzlich viel höhere Werbungskosten oder stark gestiegene Fahrtkosten zur Arbeit, solltest du direkt erklären können, warum das so ist. Gute Belege und klare Erklärungen helfen hier, Nachfragen zu vermeiden.
Außerdem gibt es seit 2024 neue Regeln zur Abschreibung bei Wohngebäuden, die zwischen dem 1. Oktober 2023 und dem 30. September 2029 gebaut werden. Hier kannst du im ersten Jahr bis zu fünf Prozent der Anschaffungs- oder Herstellungskosten abschreiben und danach jährlich fünf Prozent des Restwertes (§ 7 EStG). Achte genau darauf, diese Abschreibung richtig zu berechnen und ordentlich zu dokumentieren.
Beachte: Du solltest nicht einfach alle vorhandenen Belege unaufgefordert einreichen. Zu viele überflüssige Dokumente verlangsamen die Bearbeitung beim Finanzamt. Schicke deshalb nur das, was ausdrücklich gefordert ist oder was wahrscheinlich angefragt werden könnte.
Quellen: Einkommensteuer-Durchführungsverordnung; Einkommensteuergesetz
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